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关于涉外、港澳台、华侨婚姻登记档案电子化工作比选的公告

来源:市民政局 发布时间:2019-12-09 09:53 阅读次数:

根据《婚姻登记档案管理办法》(2006年民政部令、国家档案总局令第32号)、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(2011年国家档案局9号令)以及《广州市民政局自行采购管理办法》(穗民〔2019〕138号)有关规定要求,我局将通过比选程序确定1家专业技术服务机构承接涉外、港澳台、华侨婚姻登记档案电子化工作,现邀请符合条件的机构报名参加。

一、项目名称:

广州市民政局涉外、港澳台、华侨婚姻登记档案电子化工作。

二、项目内容:

(一)确定电子化对象。按照纸质档案电子化需求确定电子化对象,开展档案调取、清点、登记等前期准备工作。核查婚姻登记档案身份证件等材料,完成补打页码、加盖分类号等档案修补工作,确保纸质档案符合进馆要求。

(二)完成2012-2018年婚姻档案电子化。按国家《纸质档案电子化规范》(DA/T31-2017)标准完成电子化工作,按册对每一页业务档案进行分辨率≥300dpi彩色扫描、图片处理(去污、纠偏等)、数据二次校核和备份、建立目录,保证扫描后图像清晰、完整,确保电子档案符合进馆要求。

(三)档案装订整理。纸质档案电子化工作完成后,拆除过装订的档案需重新装订,保持档案原貌,做到安全、准确、无遗漏。核对档案目录与实体一致性,完成档案盒补充修改。

(四)档案进馆。档案封箱、打包、运输、运送至广州市档案馆,并协助档案馆进行逐份清点,校对,并移交。

(五)建立纸质档案整理及电子化工作组织。对档案整理及电子化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督管理、成果验收等,严格落实比选公告和项目合同所涉内容,确保电子化工作的顺利开展。本项目所需办公桌椅及电脑、打印机由采购方提供。纸张、文具、档案用品、完成档案扫描加工服务所需的各种硬件设备(扫描仪、DVD光盘刻设备)、软件等设备等由采购方自行解决。

(六)履行保密职责。在档案整理及电子化处理场地加装监控设备,做好监督管理工作。对所有参与项目的工作人员进行审核并签订保密协议,禁止携带档案外出、禁止对外泄露档案内容。

三、项目要求

(一)项目总费用不超过壹拾伍万元,包括项目所涉设备费、耗材费、制作费、人工费、运输费、管理费和税费等其他所有费用,最终费用按实际工作量和耗材量结算。

(二)项目服务时间:2020年3月底前完成。

(三)比选申请人中标后必须与采购人签订保密协议,不得泄漏工作中所接触获得的信息,须对项目相关数据等信息严格保密,不得外传、不得泄密、不得利用项目数据为自己或第三方谋取利益,项目完成后禁止留存项目相关数据等信息。

四、报名条件

(一)依法成立,具备独立承担民事责任的能力,能提供有效的企业营业执照、社会组织登记证书或事业单位法人证书复印件、委托代理人授权委托手续及有效身份证明(均需加盖单位公章);具备所投项目服务的相关经营范围或业务范围,能够提供专业的档案整理、档案数字化加工、电子档案制作、档案管理软件录入服务;

(二)具有独立的财务管理、财务核算和资产管理制度,依法缴纳税收、社会保险费的良好记录,单位信誉及经营管理情况良好;

(三)具备履行合同所必需的专业人员,包括熟悉档案业务以及相关标准规范并能够为纸质档案电子化工作各环节提供技术支持的技术人员,熟悉掌握电子化基础知识并熟练操作人员等,接受专业档案保密培训;

(四)具备履行合同所必需的电子化设施设备、电子化技术方法、安全管理措施,设施设备安全、先进,满足电子化工作需要;

(五)本项目不接受联合体参加比选,不允许将项目分包或转包。

五、报名资料

比选报名文件内容包括但不限于:

(一)《比选承诺函》

(二)《授权委托书》

(三)《报价一览表》

(四)有效的企业营业执照或社会组织登记证书或事业单位法人证书复印件(加盖公章)

(五)受委托人和比选申请人身份证复印件(如由法人本人参加,则提供法人身份证复印件)

(六)报名单位情况说明材料(包括但不限于企业性质、经营范围证明、资格证书、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金、档案工作团队、主要工作业绩、承接项目优势、等级评估等情况资料)

(七)项目实施方案、服务及质量承诺;

(八)承办同类项目(婚姻登记类业务档案或同类型政府部门业务档案)的清单、合同或中选/成交通知书复印件,有审计资质的第三方出具的2018年度《审计报告》或行业协会等第三方机构颁发的有关企业诚信的证明材料,有针对项目能提供的专业人员、技术设备等综合实力相关材料;

(九)比选申请人认为可以提交的机构信誉相关资料或其他说明资料;

备注:以上1~7项为比选申请人必须提交资料,8~9为项目技术及商务评分的主要参考资料,比选申请人需充分考虑其影响。比选交易文件按A4规格单面打印,装订成册不可拆卸,密封报送。比选交易文件中的其他资料应与文件中的资格证明文件一致,如有不同,以资格证明文件为准。其中正本1份,副本2份,比选文件正本加盖骑缝章,副本可以是正本的复印件,当正副本不一致时,以正本为准。如有缺漏,可拒绝接受其报名。

六、递交报名资料时间和地址

(一)时间:公告发布之日起至2019年12月11日17:30止。

(二)地址:广州市越秀区西湖路99号1316室。

七、比选时间和地点

(一)时间:2019年12月12日。

(二)地点:广州市越秀区西湖路99号1316室。

八、比选方法

(一)组建评选小组:由广州市民政局相关部门5名工作人员组成。

(二)召开比选会议:由比选小组按照比选需求公布的评选标准、方法,结合比选人对项目需求的响应程度,客观、公正地进行评审,评审过程由相关部门安排1名工作人员监督。

(三)公示结果并签订合同:本项目以比选申请人的综合评分第一名为中选方。比选结果通过相关渠道对外公告,公示时间为3个工作日。之后,根据公示情况发出中选通知书,并与中选单位签订合同。

九、评审标准

(一)本次比选采用综合评分法,以比选文件规定的条件为依据。评分比重如下:

评分项目

技术响应评分

商务响应评分

价格合理性评分

权重

40%

30%

30%

分值

40

30

30

(二)比选文件中报价一览表内容与比选文件中明细表内容不一致的,以报价一览表为准。比选文件的总价金额与按单价汇总金额不一致的,以单价金额计算结果为准;大写金额和小写金额不一致的,以大写金额为准;单价金额小数点有明显错位的,应以总价为准,并修改单价;对不同文字文本比选文件的解释发生异议的,以中文文本为准。

十、联系方式

联系人:许婵娟

联系电话:83178772,传真:83178773

地址:广州市越秀区西湖路99号1316室

附件:1.涉外、港澳台、华侨婚姻登记档案电子化工作项目需求预算清单;

   2.投标及履约承诺函。

广州市民政局社会事务处

2019年12月9日

附件1

涉外、港澳台、华侨婚姻登记档案电子化项目工作清单

序号

项目名称

项目内容

数量

1

2012-2018年婚姻档案数字化

约8000册,每册22页业务档案进行分辨率≥300dpi扫描、图片处理(去污、纠偏等)、数据二次核对和备份

约176000页

2

 

 

档案整理

档案整理、补打页码、加盖分类号,档案盒外加盖分类号,核查婚姻登记档案身份证件等材料

约8000册

3

2018年2个补领婚姻档案整理及编目3套。

目录3套

4

档案目录

2012年-2018年档案目录补一册;

7册

5

档案校对

核对目录与实体一致性,校对错别字,将错误的更正,并打印替换。

约700册

6

档案用品

档案目录夹、目录纸、背脊纸等

1批

7

 

 

档案进馆其他事项

 

档案封箱、打包、运输、送至档案馆,并协助档案馆进行逐份清点,校对,并移交。

1批

8

提交分类方案一套、

提交进馆说明一套

移交清单一套

 

总价:¥150000元(大写:壹拾伍万圆整)以内

备注:以上为估算总价,比选申请人可按预计项目费用进行报价,但不得高于此金额,我局最终以实际完成工作量(扫描页数、各类耗材等)进行费用结算。

 

附件2

投标及履约承诺函

 

致:广州市民政局

我单位承诺:

1.依法缴纳税收和社会保障资金。

2.具备项目所必需的人员和专业技术能力。

3.参加政府采购活动前三年内在经营活动中没有重大违法记录。

4.对本项目所提供的服务未侵犯知识产权。

5.参与该项目比选报名,严格遵守政府采购相关法律,投标做到诚实,不造假,不围标、串标、陪标。如违反上述要求,其投标将作废,被没收投标保证金,被列入不良记录名单并在网上曝光,同时将被提请政府采购监督管理部门给予一定年限内禁止参与政府采购活动或其他处罚。

6.如果中标,做到守信,不偷工减料,依照本项目招标文件需求内容、签署的采购合同及在投标中所作的一切承诺履约。项目验收达到全部指标合格,力争优良。

7.我单位已认真阅读本项目需求,我单位承诺按时递交标书。

8.我单位承诺不非法转包或分包。

以上承诺,如有违反,愿依照国家相关法律处理,并承担由此给采购人带来的损失。

项目名称: 

 

   

承诺比选申请人(盖章):

单位地址:

法定代表人(签章):

联系电话:

日期:   年  月